Bureaux : déménager ou renégocier son bail, comment choisir ?

13 janvier 2022
Bureaux

Vous arrivez en fin de bail ou en fin de période triennale. Vous ne savez pas si vous devez renégocier votre bail ou déménager. Ce choix stratégique peut s’avérer déterminant pour l’avenir de votre structure, compte tenu du fait que les bureaux représentent le deuxième poste de dépense des entreprises, juste après les salaires. Nous vous proposons dans cet article des éléments de réponses qui vous aideront à prendre la bonne décision, selon votre situation. Gardez tout de même en tête que la plupart du temps, si vous vous posez la question, c’est qu’il est temps de partir.

Avant toutes choses, il convient de rappeler que renégocier son bail et déménager vos bureaux sont deux démarches plus complexes qu’elles n’y paraissent… Si, comme la plupart des entreprises françaises, vous avez opté pour un bail commercial “3-6-9”, que ce soit pour renégocier votre bail ou y mettre fin, vous devez vous assurer d’être en fin de période triennale (3, 6 ou 9 ans après la date de début du bail).

Gardez ces échéances en tête et n’oubliez pas que vous devrez dans tous les cas poser votre préavis auprès du bailleur, en général 6 mois avant la date de fin de période (les conditions précises sont indiquées dans votre contrat de bail). Même si vous envisagez de rester, vous n’aurez plus aucune marge de négociation si vous n’avez pas fait cette démarche en temps et en heure puisque votre bail sera automatiquement reconduit.

Vous pouvez toujours quitter les lieux en cours de période triennale. Mais pour ne pas devoir les loyers restants à votre bailleur, vous devrez trouver un locataire qui reprendra votre bail aux mêmes conditions. Ce qui n’est pas chose facile et induira des frais supplémentaires, notamment de recherche de successeur auprès d’un conseil en immobilier d’entreprise.

De plus, dans le cas d’une renégociation de votre bail, rien n’est acquis d’avance. Vous avez la possibilité de demander à votre bailleur de modifier les termes de votre bail, comme une baisse de loyer par exemple. En revanche, votre bailleur n’est en aucun cas obligé d’accéder à vos demandes et cela peut même, dans certains cas, instaurer de mauvaises relations entre vous.

Parallèlement, dans le cas d’un déménagement, quelle qu’en soit la raison, il ne faut surtout pas négliger le poids financier qu’un tel projet peut représenter pour votre entreprise (voir aussi notre article sur Le vrai coût d’un bureau en location), ni le stress qu’il peut engendrer chez vos salariés.

Se poser les bonnes questions

Dois-je renégocier mon bail ou déménager ? Pour faire le bon choix, commencez par identifier les causes de ce dilemme. Posez-vous les bonnes questions : quels sont mes besoins et mes contraintes ? De quelle visibilité je dispose sur mon recrutement, mes finances, à court (6 mois), moyen (2 ans) et long terme (5 ans) ? Mes bureaux actuels sont-ils toujours adaptés à mon activité et à l’organisation de mes équipes ? Ai-je besoin de plus grand ou plus petit ? La localisation actuelle des mes locaux est-elle un avantage ou un frein dans mon développement ?

Tant de questions qui vous aideront à décider si vous pouvez encore rester et tenter de renégocier les termes de votre bail, ou s’il est temps de partir.

Ai-je envie ou besoin de nouveaux bureaux ?

Si vos bureaux vous conviennent en termes d’emplacement, de surface et de postes de travail disponibles, ce besoin de déménager que vous ressentez, n’est peut-être qu’une envie…

“Mon activité est en baisse, le moral de mes équipes est en berne. J’aimerais apporter un vent de nouveauté et de fraîcheur pour relancer la machine.”

Si les finances de votre entreprise et le moral de vos salariés ne sont pas au beau fixe, changer de bureaux ne résoudra pas le problème. Au contraire, déménager peut représenter un énorme coût financier qui n’aidera pas votre entreprise. La cause de vos problèmes est peut-être plus profonde.

Interrogez vos salariés sous la forme d’un court questionnaire (anonyme bien sûr !), ou commencez par organiser une activité d’équipe pour créer du lien entre vos collaborateurs.

Pratique : Découvrez notre sélection de team buildings à Lille, Lyon, Marseille et Aix-en-Provence.

“J’aimerais avoir des bureaux à la mode, du mobilier design et pourquoi pas un babyfoot dans la salle de repos !”

Avant toute chose, prenez le temps de vous assurer de la valeur ajoutée de “bureaux cools” pour votre entreprise. Est-ce vraiment ce que votre équipe attend ? Quelle sera leur réaction ? Est-ce que cela vous permettra de recruter les profils qui vous échappent ? Est-ce cohérent avec l’image de votre entreprise, tant en interne qu’en externe ? Qu’en penseront vos clients et partenaires ? Puis, si cette envie persiste et que vos finances vous le permettent, foncez ! Plusieurs solutions s’offrent à vous.

La première option est de renégocier les termes de votre bail et tenter d’obtenir quelques mois de franchise de loyer afin de vous libérer une enveloppe pour vos travaux.

La seconde option est de déménager dans de nouveaux bureaux, plus en adéquation avec vos attentes. Vous pourrez trouver des locaux en bail commercial que vous devrez (faire) décorer et aménager à votre convenance ou bien des bureaux clé en main, tout équipés. De nombreuses options s’offrent à vous, comme les bureaux flexibles de Newton Offices, spécialement étudiés pour optimiser le confort de vos équipes (pas de baby-foot mais de beaux espaces extérieurs et des espaces dédiés au sport et au bien-être !).

L’emplacement de mes bureaux actuels me convient-il ?

La localisation des bureaux est un élément primordial à prendre en compte dans votre réflexion. Évidemment, la réponse à cette question sera déterminante dans votre choix de renégocier votre bail ou de déménager.

“Mes bureaux actuels sont idéalement situés pour mon activité ainsi que pour mes salariés”

Dans ce cas, et si votre surface actuelle correspond toujours à vos besoins, le choix paraît évident. Restez dans vos locaux et essayez de renégocier votre bail à des conditions plus avantageuses. Faites tout de même attention, car si vos bureaux sont situés dans une zone fortement demandée, votre bailleur ne sera certainement pas ouvert à baisser votre loyer, sachant qu’il pourra relouer facilement ses locaux au prix fort.

Si vous cherchez plus grand ou plus petit en revanche, renseignez-vous sur les offres disponibles dans votre quartier, que ce soit en bail commercial ou en prestation de services. Il existe de plus en plus de spécialistes des bureaux tout équipés capables de vous proposer des surfaces privatives parfaitement adaptées à vos besoins. Vous y gagnerez en confort, en temps passé, et même en coût !

“L’emplacement de mes bureaux n’est plus en adéquation avec mon activité. Mes bureaux sont mal desservis, mes salariés sont mécontents de leur temps de trajet.”

Votre situation à évolué, la majorité de vos salariés vit désormais loin de vos bureaux et demande de plus en plus à faire du télétravail… Vous avez là un réel risque de voir partir vos talents qui n’en peuvent plus de passer leur temps dans les transports ou dans leur voiture Dans ce cas, il est temps de déménager. Cherchez un emplacement plus en adéquation avec vos besoins avec pour objectif d’être à moins de 30 minutes du domicile de 75% de vos collaborateurs. Il n’y a pas mieux pour retenir vos équipes, mieux qu’une augmentation !

La taille de mes bureaux est-elle adaptée à mes besoins ?

Tout comme l’emplacement de vos bureaux, leur taille est un élément déterminant dans le choix entre renégocier votre bail et déménager. Vos bureaux sont trop grands ou trop petits ? Leur taille vous convient, mais pour combien de temps ?

“J’ai déjà ou je vais recruter de nouveaux collaborateurs, mais je n’ai pas de place pour les installer.”

Vous avez recruté de nouveaux collaborateurs, et vous commencez à être à l’étroit dans vos bureaux ? Ici encore, plusieurs solutions s’offrent à vous.

Tout d’abord, vos bureaux méritent peut-être un réaménagement. Réorganiser l’espace peut vous permettre d’ajouter les bureaux qu’il vous manque. Pensez également à la taille de votre mobilier, armoire, bureaux, etc. Un bureau standard mesure généralement 140cm, que vous pouvez remplacer par des bureaux de 120 cm qui vous feront gagner de l’espace. Dans ce cas, renégocier votre bail vous permettra de garder vos bureaux, au risque que vos collaborateurs se sentent à l’étroit. En revanche, gardez à l’esprit que vous vous réengagez pour une période d’au moins 3 ans, donc si votre activité vous amène à recruter à nouveau dans quelques mois, vous vous retrouverez dans la même situation, au beau milieu d’une période triennale. Ça reviendrait à reculer pour mieux sauter…

La deuxième option est de trouver une nouvelle organisation du travail pour vos salariés. Instaurer par exemple deux jours de télétravail par semaine et prévoir un planning de présence, permettra d’optimiser l’occupation de vos bureaux sans avoir à en changer. Dans ce cas, vous pouvez renégocier votre bail et garder vos bureaux actuels. Comme pour l’option précédente, gardez en tête qu’en renégociant votre bail, vous vous réengagez pour une période d’au moins 3 ans, et que ce roulement deviendra peut-être insuffisant si vous recrutez à nouveau durant les mois suivants.

Enfin, si vos bureaux sont vraiment trop petits, la bonne décision est d’en changer. Avant de déménager, il convient de trouver de nouveaux bureaux dont la surface et le nombre de postes de travail seront adaptés à vos besoins. Vous pourrez trouver de nouveaux locaux en bail 3-6-9 classique, en vous engageant encore sur des périodes d’au moins 3 ans. De la même manière que sur les deux options précédentes, si vous recrutez de nouveaux collaborateurs durant les mois suivants, vos bureaux seront vite à nouveau inadaptés. A moins que vous ayez anticipé et choisi des bureaux plus grands dans l’optique d’un potentiel recrutement. Un choix risqué et surtout coûteux, puisque vous paierez pour des postes de travail inoccupés, sans véritablement savoir quand et combien de collaborateurs vous allez potentiellement recruter. Dans ce cas, l’option du bureau flexible peut répondre à ces contraintes. En effet il existe des solutions, comme celles proposées par Newton Offices, qui vous permettent d’opter pour une surface adaptée à vos besoins du moment et de la faire évoluer d’un mois sur l’autre au rythme de vos besoins.

“J’ai réduit mes effectifs ou nous avons mis en place une politique de télétravail. Mes bureaux sont maintenant trop grands, ce qui représente une charge financière inutile”

Pour différentes raisons, vos bureaux sont désormais surdimensionnés pour vos effectifs actuels. Plusieurs solutions s’offrent à vous.

Vous pourriez réaliser des économies en négociant une baisse de votre loyer. Cette renégociation des termes de votre bail est généralement difficile. Pour votre bailleur, l’argument de bureaux trop grands et donc trop chers pour votre entreprise n’aura peut-être pas l’effet escompté. Surtout si dans votre secteur géographique, la demande de bureaux est forte, votre bailleur ne verra probablement pas l’intérêt de garder un locataire avec un loyer moindre s’il sait que son bien peut facilement trouver preneur au prix demandé.

La deuxième option est de déménager dans des bureaux plus petits pour réaliser des économies sur le loyer. Encore une fois, si vous choisissez un bail commercial classique, vous serez engagé pour au moins 3 ans, et vos bureaux pourront devenir rapidement trop petits si vous recrutez par la suite. De plus, le coût d’un déménagement n’est pas négligeable : des coûts liés à vos bureaux actuels, au déménagement et à l’aménagement de vos futurs bureaux (voir aussi nos conseils pour un déménagement sans encombres).

Les bureaux flexibles représentent une bonne alternative qui permet, entre autres, de réduire ces coûts. La remise en état de vos bureaux actuels sera un poids financier incontournable, tout comme le transport de vos documents indispensables. En revanche, les bureaux flexibles, comme ceux proposés par Newton Offices, sont tout équipés et connectés. Vous pouvez donc vous décharger de votre mobilier et même en revendre une partie. Vous économisez également sur les investissements liés à vos prochains bureaux, tout simplement puisqu’il n’y en a pas. Pas de travaux de décoration ni d’aménagement. Vous n’avez qu’à poser vos cartons, installer le code du Wi-fi et commencer à travailler !

Sur combien de temps suis-je prêt à m’engager ?

La visibilité dont vous disposez sur la situation de votre entreprise à court, moyen ou long terme est primordiale pour déterminer la bonne solution pour vos bureaux. Mais prévoir quel sera l’état de vos finances ou combien de salariés vous compterez dans vos effectifs dans 6 mois, 2 ans ou 5 ans est de plus en plus délicat.

“Mon business se porte bien, ma vision de l’avenir à moyen terme est claire. Je sais que je ne n’aurai pas à recruter dans les prochaines années.”

Vos bureaux resteront adaptés à vos besoins dans le temps. Dans ce cas, il paraît judicieux de renégocier votre bail. Essayez d’obtenir des conditions plus avantageuses auprès de votre bailleur. Le fait que votre entreprise soit pérenne et que vous vous projetez dans ces bureaux sur plusieurs années jouera certainement en votre faveur. Votre bailleur préférera peut-être vous garder comme locataire, même à des conditions financières moindres, en s’assurant ainsi de ne pas avoir de locaux vacants. C’est aussi le bon moment pour lui demander d’effectuer des travaux de rafraîchissement, si le besoin s’en fait ressentir.

“La santé financière de mon entreprise est plutôt bonne, je prévois de développer mon business à moyen terme.”

Vos bureaux actuels vous conviennent encore mais ils deviendront peut-être inadaptés dans les mois ou années à venir. Tout dépend de la réussite de votre stratégie de développement.

Renégocier votre bail et repartir sur une période d’engagement de 3 ans, paraît assez risqué. En effet, si votre stratégie de développement fonctionne, vous serez peut-être en cours de période triennale au moment où vous aurez besoin de bureaux plus grands. Vous serez alors dans une situation inconfortable, devrez déménager et donc trouver une entreprise qui reprendra votre bail aux mêmes conditions financières et de durée.

De la même manière, déménager dans des bureaux plus grands en bail 3-6-9, pour anticiper votre croissance, est aussi risqué. En effet, vous paierez plus cher des bureaux plus grands, en prévision d’une croissance de vos effectifs, qui ne viendra peut-être pas dans les délais que vous vous étiez fixés. Cela représente des postes de travail inoccupés et un coût financier inutile. Vous serez engagé pour au moins 3 ans, sans certitude sur la nécessité de bureaux plus grands que ceux dont vous disposez actuellement.

Enfin, la solution de déménager dans des bureaux flexibles peut être une excellente alternative. Avec les offres de bureaux clé en main et tout équipés, comme celles proposées par Newton Offices, vous n’êtes pas obligé de vous engager, vous disposez du nombre de postes de travail dont vous avez besoin aujourd’hui. Vous pourrez ajuster la taille de vos bureaux en fonction de votre croissance, le moment venu.

“Mon entreprise est très jeune et pleine de promesses, je suis à un moment clé, où tout peut basculer d’un mois sur l’autre”

Vous n’avez pas de visibilité à court ou moyen terme. Vous êtes en phase de lancement de votre entreprise, vous n’avez pour l’instant besoin que de peu de ressources. Cette situation peut durer un temps, mais si votre business décolle vous aurez rapidement besoin de recruter pour accompagner ce développement.

Dans ce cas, il n’est pas judicieux de vous (ré-)engager sur un bail 3-6-9, car vous serez de nouveau engagé pour au moins 3 ans. De la même manière, en déménageant dans de nouveaux bureaux en bail commercial, vous serez bloqué dans des bureaux trop petits, ce qui posera problème le jour où, on vous le souhaite, vous devrez recruter soudainement.

Ici encore, la meilleure solution qui s’offre à vous est le bureau flexible. Pas d’engagement de durée ni sur le nombre de postes de travail. Dès que votre situation évolue, vous pouvez augmenter la surface de vos bureaux pour accompagner votre croissance.

La question de renégocier son bail ou de déménager n’est pas à prendre à la légère. Quelle que soit votre situation, nous vous recommandons de vous faire accompagner par un professionnel, qui vous aidera à cerner vos besoins réels et vous aiguillera vers les différentes solutions qui s’offrent à vous.

NEWTON OFFICES 

Articles en lien